Databehandleraftale

1. Hvem er hvem

Når du bruger HiveWork til din hjemmeside, webshop eller booking, kommer der oplysninger ind om dine besøgende — folk der skriver i din kontaktformular, booker en tid, sender et billede til dit galleri eller køber noget i din shop.

De oplysninger er dine. Du bestemmer hvorfor de indsamles og hvad de bruges til. Du er dataansvarlig. Vi opbevarer og behandler dem for dig, efter din instruks. Vi er databehandler.

For dine egne oplysninger — din konto, dine køb af credits, dine henvendelser til os — er det omvendt: dér er vi dataansvarlige, og det beskrives i vores privatlivspolitik.

2. Hvad vi behandler for dig

• Henvendelser fra kontaktformularen: navn, e-mail, telefon og den fritekst den besøgende selv skriver.
• Bookinger: navn, e-mail, telefon, tidspunkt, hvilken ydelse der bookes, og en eventuel note.
• Galleri-indsendelser: navn, e-mail, besked og de billeder der sendes ind.
• Ordrer i webshoppen: navn, e-mail og leveringsadresse.
• Chat med assistenten på din side: det den besøgende skriver. Selve samtalen gemmes ikke hos os, men den sendes til vores AI-leverandør undervejs (se punkt 5).
• Anonym besøgsstatistik: kun dato og hvilken side der blev vist. Ingen IP-adresse, ingen cookie, intet der peger på en person.

Vær opmærksom på ansøgnings- og tilmeldingsformularer: hvis du beder om oplysninger om børn, værger eller helbred, er det stadig dig der er ansvarlig for at have et grundlag for det. Sig til, hvis du er i tvivl — vi vil hellere spørges end gætte.

3. Vi handler kun efter din instruks

Vi bruger ikke dine besøgendes oplysninger til noget som helst andet end at levere tjenesten til dig. Vi sælger dem ikke, vi markedsfører ikke på dem, og vi bruger dem ikke til at træne AI-modeller. Din instruks er det, du selv sætter op i produktet — hvilke formularer du slår til, hvilke moduler du bruger, og hvad du skriver på din side.

Din indbakke er ikke tilgængelig fra vores admin-panel. Vi kan ikke sidde og læse dine kunders henvendelser. Det er et bevidst valg i koden, ikke bare en politik.

4. Sikkerhed

Det vi konkret gør i dag:

• Adgangskoder gemmes kun som saltede bcrypt-hash — aldrig i klartekst.
• Adgangstokens til Google Search Console krypteres (AES-256-GCM).
• Al adgang til administrationen kræver en ejer-konto, og enhver følsom handling skrives i et revisionsspor med begrundelse.
• Kontaktformularen har spamfælde og hastighedsbegrænsning, og hverken IP-adresse eller browseroplysninger gemmes på indsendelsen.
• Før noget sendes til den billigste AI-udbyder, klassificeres det, og kunde- og besøgendedata blokeres hårdt. Der maskeres e-mail, telefon og adresser i de flows hvor data forlader platformen.

Og ærligt om grænsen: ud over adgangskoder og Google-tokens krypterer vi ikke de enkelte felter i databasen. Beskyttelsen af data i hvile hviler på databaseudbyderens egen kryptering.

5. Hvem vi bruger som underleverandører

For at kunne levere tjenesten bruger vi disse leverandører. De behandler oplysningerne på vores vegne — og dermed på dine.

DeepSeek: Bruges kun til tekst ejeren selv har skrevet (fx interne prompts). Kunde- og besøgendedata er spærret i koden og kan ikke sendes dertil.

Skifter vi leverandør eller tilføjer en ny, opdaterer vi denne liste og varsler dig på siden eller pr. e-mail, før ændringen træder i kraft.

6. Overførsel uden for EU/EØS

Flere af leverandørerne ovenfor er amerikanske eller kører globalt, og oplysninger kan derfor blive behandlet uden for EU/EØS. Overførsels­grundlaget — typisk EU-Kommissionens standardkontrakter eller EU-U.S. Data Privacy Framework — fremgår af den enkelte leverandørs egne vilkår.

Vi har ikke selvstændigt gennemgået og dokumenteret det endnu. Det står på vores liste og er ét af de punkter vi tager med til en rådgiver. Vi siger det hellere højt, end at lade som om det er på plads.

7. Når en besøgende beder om indsigt eller sletning

Det er dig der skal svare den besøgende — men vi skal give dig værktøjet. I dag kan du:

• se og søge i dine henvendelser og bookinger i dit kontrolrum,
• slette en henvendelse permanent med det samme — du behøver ikke vente på opbevaringsfristen, når en besøgende beder om at blive slettet,
• hente alle dine data som én fil under Konto og data — også de besøgendes henvendelser, så du kan svare på en indsigtsanmodning,
• få hjælp af os til en sletning vi ikke har lavet en knap til endnu — skriv til kontakt@hivework.dk, så gør vi det for dig.

Vi svarer dig hurtigst muligt og senest inden for 5 hverdage, så du kan nå at overholde din egen frist over for den registrerede.

8. Hvis der sker et brud

Opdager vi et sikkerhedsbrud, der berører oplysninger vi behandler for dig, underretter vi dig uden unødig forsinkelse og senest inden for 24 timer efter vi er blevet opmærksomme på det. Vi fortæller hvad der er sket, hvem der er berørt, og hvad vi gør ved det — så du kan tage stilling til, om du skal anmelde til Datatilsynet.

9. Hvor længe vi gemmer

Oplysninger om dine besøgende har en udløbsdato, og den passer sig selv: en gang i døgnet sletter vi automatisk det, der har passeret fristen. Du skal ikke huske at rydde op — men du kan altid slette noget før tid fra din indbakke, fx hvis en besøgende beder om det.

Fristen regnes fra sidste aktivitet, ikke fra oprettelsen — rører du en henvendelse, starter uret forfra, så en dialog du stadig arbejder på aldrig kan udløbe under hænderne på dig.

• Henvendelser fra kontaktformularen: 730 dage (ca. 24 måneder) fra sidste aktivitet. Har du markeret en henvendelse som spam: 90 dage.
• Galleri-indsendelser: 730 dage (ca. 24 måneder). Afviste indsendelser: 90 dage.
• Varsel før noget forsvinder: 30 dage. Intet slettes uden at have stået med et synligt varsel i dit kontrolrum først — og du får desuden besked i klokken, mens fristen løber ud, så et varsel ikke forudsætter at du kiggede den rigtige dag.
• Udsendte mails: logges i 90 dage og slettes derefter automatisk.
• Bogføringspligtigt materiale (betalinger, ordrer, credit-bevægelser): 5 år, jf. bogføringsloven. Det gælder også efter en sletning.

10. Når du stopper

Lukker du din konto, tager vi dine sider offline med det samme, så der ikke kommer flere henvendelser ind. Selve sletningen sker 30 dage senere, så du kan nå at fortryde og at hente dine data. Derefter slettes dine sider, dit indhold og de besøgendes oplysninger, og din brugerprofil anonymiseres. Kun bogføringspligtigt materiale bliver stående.

Dit domæne. Har du selv købt domænet hos en registrator, rører vi det ikke — du ejer det stadig, og vi kan ikke og vil ikke opsige det for dig. Vi fjerner koblingen mellem domænet og din side, men du skal selv pege domænet et nyt sted hen eller opsige det. Gør du ikke det, peger det bare ingen steder hen. Har vi registreret domænet for dig, står vi som registrant hos registret — og så flytter vi det til dig eller din nye udbyder, når du beder om det. Vi opkræver ikke gebyr for flytningen, og vi holder aldrig et domæne tilbage.

11. Hvad du selv skal sørge for

Du er dataansvarlig, og der er ting kun du kan gøre:

• Fortælle dine besøgende hvem du er, hvorfor du beder om deres oplysninger, og hvor længe du gemmer dem.
• Have et grundlag for det du indsamler — særligt om børn og helbred.
• Svare når en besøgende beder om indsigt, rettelse eller sletning.

Det hjælper vi med: din hjemmeside får automatisk en privatlivsside på /privatliv, bygget ud fra hvad din side faktisk gør — har du ikke en webshop, står der ikke noget om webshops. Formularerne bærer en kort oplysning om, hvad der sker med det, der sendes ind.

Og her skal vi være ærlige: de tekster er også skrevet af os og ikke gennemgået af en advokat. Læs dem igennem, og sig til, hvis noget ikke passer på netop din virksomhed — det er dig der hæfter for dem over for dine besøgende, og vi vil hellere rette dem end lade dem stå.

12. Ændringer og version

Denne aftale har version 2026-07-26. Ændrer vi noget væsentligt, får den en ny version, og du bliver bedt om at acceptere igen. Din tidligere accept bliver stående som dokumentation for, hvad der gjaldt hvornår.

13. Kontakt

Skriv til kontakt@hivework.dk. HiveWork (Daniel Koukaiian), Vestre Alle 2B, 9000 Aalborg.